КАК ДА СЕ НАУЧИМ ДА СЪСТАВЯМЕ И ДА ПИШЕМ ДОКУМЕНТИ
За да се справим успешно с писането на документи трябва: да притежаваме добра общообразователна и езикова подготовка; да познаваме установените държавни стандарти в
кореспонденцията; да познаваме добре необходимата терминология в областта, в която работим; да владеем речевия етикет; да спазваме етичните норми на деловата култура.
БИЗНЕС КОРЕСПОНДЕНЦИЯ
Стопанско (бизнес, делово, служебно) писмо се пише, когато трябва да се решат конкретни проблеми и по конкретен повод: да се създаде бизнес контакт, да се продаде или закупи стока, да се извърши или да се поиска услуга, да се разгласи дейност и т.н.
То трябва да бъде кратко и делово. За да бъде такова, следвайте следните правила:
пишете, като изхождате от информацията, която имате за адресата (получателя); когато първоначалният вариант е готов, прочетете го внимателно, открийте думите и изразите, които
бихте могли да съкратите, без да се променя съдържанието; проверете дали в писмото няма повторение на една и съща мисъл и ако има, съкратете;проверете последователността на абзаците дали са дадени в логическа свързаност.
Преди да подпишете писмото, проверете:
- Дали няма грешки в правописа и пунктуацията;
2.Вярно ли са изписани имената, съкращенията и други;
3. Симетрично ли е разположен текстът върху листа.
Реквизити на писмото
Адресант – съдържа адрес на подателя;
Адресат – съдържа адрес на получателя;
ОТНОСНО: – съдържа накратко темата на писмото- пише се с главни букви и в края двоеточие. За да се открои съдържанието на този реквизит, изречението започва с главна буква и се подчертава.
Обръщение в уважителен тон, с титла и име- пише се с главни букви (може да се изпише в няколко варианта):
УВАЖАЕМА ИНЖ. СТАМЕНОВА; ИНЖ. СТАМЕНОВА; УВАЖАЕМА ГОСПОЖО СТАМЕНОВА.
Съдържание – изложение, текст;
Подпис(и) идентифицират автора на писмото (длъжност, титла, име и фамилия);
Доклад
Докладът представлява писмено изложение на длъжностно лице до ръководителя на стопанската организация във връзка с отчитане на възложената му задача: констатации, анализ, препоръки, изводи.
Подготвя се въз основа на обективна информация и служи за подобряване на дадена дейност. Докладите са вътрешни – изисквани от ръководителя при нужда да се разреши някакъв проблем и да се повиши ефективността на дейността; външни – за да се направи контрол и оценка на дейността на дадената институция.
При структурирането на доклада се спазват общоприетите композиционни части: въведение, изложение, заключение, приложение (ако има такова).
Кратките доклади (до 2 стр.) е прието да се наричат докладни записки. Близки до тях по характер са обяснителната записка и напомнящата записка. Докладната записка широко се използва във вътреш-нофирмената кореспонденция. Тя е писмено съобщение на длъжностното лице до ръководителя на фирмата или на някакво по-ниско звено по определен въпрос, свързан с текущата работа, заостряне на вниманието за възможно възникване на даден проблем и предложения за решаването му. Обяснителната записка се среща по-рядко, предимно в случаи, когато трябва да се изясняват положения, свързани с нарушения, аварии и др.
Протоколи
Протоколът е документ, който отразява факти, свързани с работата на институцията;
Дава основание за вземане на управленски решения; служи за справка и информация.
ОБЩОАДМИНИСТРАТИВНИ ДОКУМЕНТИ
Общоадминистративните документи са предназначени да служат като документи, отразяващи сведения, факти и права, чийто срок на действие е еднократен или постоянен.
Общоадминистративните документи са:
-справочни: служебна бележка, декларация, уверение, удостоверение;
-организационно-разпоредителни: заповед, пълномощно.
ЛИЧНИ ДОКУМЕНТИ
Към този вид документи спадат:
-документи, свързани с кандидатстване на работа: молба, заявление, придружително писмо, автобиография (или професионална втобиография), мотивационно писмо (или мотивация), препоръка,характеристика, визитна картичка;
-отговори на институции на подадени документи;
-жалби, възражения, искания;лични писма (бизнес писма и писма по личен повод).
Съставянето на личните документи прецизно и по определен стандарт е особено важно, тъй като в тях се отразява Вашата личност, разкрива манталитета Ви, образованието, социалния Ви статус; освен това те трябва да бъдат така съставени, че да улеснят максимално бързото и адекватното им възприемане и вземане на съответното решение от институцията, до която са изпратени.
Когато съставяте документи за работа, обърнете внимание на следните моменти: попълнете внимателно целия комплект от изискваните документи; оформете документите качествено, прецизно и естетично; подайте ги в срок; не допускайте пропуски, ще оставите впечатление,че се отнасяте несериозно към кандидатстването за работа; когато пишете, бъдете убедителни и откровени. https://referatite.org/delova-korespondenciq/22046/ref/p7
